Ergens in jouw bedrijf zit iemand elke week gegevens over te typen. Uit een mailtje in een Excel. Uit een PDF in het boekhoudpakket. Uit een formulier in een systeem dat niet praat met het systeem ernaast. Niemand vindt dat leuk, iedereen doet het toch, en op de een of andere manier staat het nooit op de agenda.

Dat is waar AI-automatisering in het MKB begint. Niet bij een strategie, niet bij een platform, maar bij één concrete taak die je van je lijst wilt schrappen.

AI-automatisering in het MKB begint bij één taak

De meeste verhalen over AI in het bedrijfsleven gaan over transformatie. Dat is voor bedrijven met duizend man personeel en een innovatiebudget. Als je met vijf tot vijftig mensen bent, werkt het anders: je hebt geen afdeling die vrijgemaakt kan worden, je hebt een team dat het al druk heeft.

Het goede nieuws is dat je dat ook niet nodig hebt. De AI-modellen van nu kunnen dingen die vijf jaar geleden een maatwerkproject van maanden waren: tekst begrijpen, gegevens uit rommelige documenten halen, iets classificeren, een concept schrijven. Wat je nog wel nodig hebt, is iemand die dat model netjes aan jouw proces vastknoopt. Dat is meestal een paar weken werk, geen jaar.

Hoe herken je een taak die zich laat automatiseren?

Loop je week eens langs en zoek naar taken die aan deze vier punten voldoen:

Het herhaalt zich. Dagelijks of wekelijks, niet twee keer per jaar. Iets wat je zelden doet, is het bouwen zelden waard.

Je kunt de regels uitleggen. Als je een nieuwe collega in een kwartier kunt uitleggen hoe het moet, kun je het ook aan een model uitleggen. Kun je dat niet, dan zit er vakmanschap of verantwoordelijkheid in en hoort het bij een mens te blijven.

De input is al digitaal. Mail, PDF, formulier, export. Papier dat eerst gescand moet worden maakt het traject langer.

Een fout is te herstellen. Een verkeerd gerubriceerde inkoopfactuur corrigeer je. Een verkeerd verstuurde betaling niet. Begin aan de kant waar fouten goedkoop zijn.

Voldoet een taak aan alle vier, dan heb je een kandidaat. Voldoet hij aan drie, dan is het vaak nog steeds de moeite waard om er een middag naar te kijken.

Vier voorbeelden die we in het MKB vaak tegenkomen

Aanvragen uit de mailbox halen. Klanten sturen hun vraag als vrije tekst. Iemand leest mee, haalt er naam, product, aantal en gewenste datum uit en zet het in het systeem. Een model doet die eerste slag prima, met een schermpje ernaast waar jouw medewerker in twee seconden bevestigt of corrigeert.

Inkoopfacturen inlezen. Elke leverancier heeft een eigen lay-out, dus vaste sjablonen werken half. Een taalmodel leest ook de rommelige exemplaren en levert leverancier, factuurnummer, bedrag en btw aan.

Binnenkomende vragen sorteren. Wat is een storing, wat is een offerteaanvraag, wat is een factuurvraag? Automatisch labelen en doorzetten scheelt geen denkwerk maar wel de dagelijkse triage.

Terugkerende rapportages. Cijfers ophalen uit twee bronnen, samenvoegen, er in gewone taal bij zetten wat opvalt, en dat elke maandagochtend in de mailbox.

Stuk voor stuk klein. Precies daarom werken ze.

Reken zelf uit of het uit kan

Neem de taak die je in gedachten hebt en vul in: hoeveel keer per week, hoeveel minuten per keer, tegen welk uurtarief.

Twintig keer per week, tien minuten per keer, dat is ruim drie uur. Op jaarbasis zo'n honderdvijftig uur. Daar mag een oplossing best iets kosten.

Tel er twee dingen bij op die je niet in uren uitdrukt. De fouten die verdwijnen als iets niet meer met de hand wordt overgetypt. En het feit dat het werk gewoon doorgaat als degene die het altijd deed op vakantie is.

Trek er één ding vanaf: automatisering is nooit honderd procent. Reken op een deel dat een mens blijft beoordelen. Een oplossing die tachtig procent van het werk wegneemt en de rest netjes voorlegt, is in de praktijk beter dan een oplossing die alles claimt en soms iets stils fout doet.

Wat kost het om dit te laten bouwen?

Bij CodeWerf staan de prijzen gewoon op de site. Vier pakketten, elk met een vast bedrag en een vaste scope, zodat je vooraf weet waar je aan begint. Geen offerte traject van drie weken om erachter te komen of het überhaupt binnen je budget past.

Voor de meeste automatiseringen zoals hierboven zit je in de onderste twee pakketten. Bekijk de prijzen en kijk welk pakket bij jouw taak past.

Heb je al iets gebouwd met ChatGPT of Claude?

Steeds vaker komen ondernemers bij ons die het zelf al geprobeerd hebben. Er is een prompt, of een scriptje, of een losse tool die in hun eigen browser werkt. Het doet wat het moet doen, maar het is nog geen bedrijfsmiddel: er is geen inlog, collega's kunnen er niet bij, er is geen server, er is geen back-up en niemand weet wat er gebeurt als het misgaat.

Dat is geen mislukking, dat is het beste startpunt dat er is. Jij hebt het lastigste al gedaan, namelijk bewijzen dat het idee werkt. Wat er nog moet gebeuren is het van prototype naar productie brengen: een fatsoenlijke interface, gebruikers en rechten, hosting, logging en iemand die belt als het stukloopt.

Noem één taak, dan kijken wij ernaar

Je hoeft geen AI-strategie te hebben. Je hoeft één taak te noemen die je liever kwijt dan rijk bent.

Weet je hem al? Stuur hem naar ons toe, dan zeggen we binnen een dag of het te automatiseren is, welk pakket erbij hoort en wat het je per jaar oplevert. Blijkt het niet uit te kunnen, dan zeggen we dat ook.